POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Información Básica de la Política de Tratamiento de Datos Personales

Esta política tiene como propósito señalar las finalidades de tratamiento de los datos personales de los usuarios que MATRESENCIA S.A.S., (en adelante, el “Responsable”) realiza. Las obligaciones a su cargo y los lineamientos de seguridad que debe observar para proteger los datos; establecer lineamientos para la atención de consultas y reclamos que los Usuarios formulen, e informar sobre los canales que el Responsable hemos dispuesto para recibir y atender las solicitudes o el ejercicio de los derechos de habeas data que le asisten a los Usuarios, como titulares de los datos personales, de acuerdo con la ley.

1. OBJETIVO

Establecer los criterios para la recolección, consulta almacenamiento, ordenamiento, clasificación, catalogar, análisis, procesamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por el Responsable del tratamiento de los datos personales de los Titulares.

1. ALCANCE

La presente Política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos del Responsable.

1. RESPONSABLE

El responsable del tratamiento de los datos personales será MATRESCENCIA S.A.S. identificada con NIT 901.977.042-0, con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C., en la calle 153 # 19 A – 06, teléfono (57) 3203996616, y Página web: www.matrescencia.com.co

1. TRATAMIENTO Y FINALIDAD

El Responsable podrá recolectar la siguiente información para la prestación de sus servicios:

• Información de contacto, tales como nombre y apellidos, tipo y número de identificación, dirección y de correo electrónico y número de teléfono.
• Información biométrica: rostro
• Información sobre historia clínica y salud
• Información de niños y niñas, para la gestión de su salud

El tratamiento que realizará el Responsable, tendrá las siguientes finalidades:

1. Registrar y vincular como cliente o usuario de los servicios ofrecidos u operados por el Responsable, incluyendo la apertura de historias clínicas, y gestión de la relación comercial.
2. Remitir información, material educativo, contenido promocional o comercia, invitaciones a eventos, gestionar citas y comunicaciones institucionales relacionadas con los servicios del Responsable a través de correo electrónico, SMS, WhatsApp, redes sociales y otros canales de comunicación.
3. Grabar, fotografiar y documentar eventos educativos, talleres, clases, terapias, sesiones de spa, actividades de gimnasio y demás eventos sociales realizados dentro de las instalaciones del Responsable o en lugares donde desarrolle sus actividades, para efectos de archivo, documentación institucional, mejora de servicios y creación de memorias audiovisuales.
4. Publicar fotografías, videos y testimonios en las redes sociales de Matrescencia (Instagram, Facebook, TikTok, YouTube y otros), página web, materiales publicitarios, brochures digitales e impresos, y cualquier otro canal de comunicación con fines publicitarios, de mercadeo institucional, educativos y de promoción de los servicios del Responsable.
5. Compartir y transmitir datos personales (incluyendo datos sensibles de salud, datos de menores de edad y datos biométricos) con los Profesionales Aliados de Matrescencia para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos u operados.
6. Compartir datos personales de contacto (nombre, teléfono, correo electrónico) con Profesionales Aliados con fines de mercadeo, promoción y publicidad de los productos y servicios de dichos Profesionales Aliados.
7. Elaborar, llevar, actualizar, conservar y custodiar mi historia clínica y de mis hijos menores de edad, en cumplimiento de las normas aplicables a la prestación de servicios de salud. La historia clínica incluirá información sobre antecedentes médicos, evolución del embarazo, información del parto, datos del recién nacido, desarrollo y crecimiento del bebé, diagnósticos, tratamientos, prescripciones médicas, resultados de exámenes, evolución clínica y demás información médica relevante.
8. Dar cumplimiento a las obligaciones contractuales derivadas de la relación comercial con el cliente, emitir facturas, gestionar pagos, atender solicitudes, quejas y reclamos, mantener registro de la relación comercial.
9. Realizar estudios, análisis estadísticos, encuestas de satisfacción, investigaciones de mercado, análisis de tendencias y necesidades de los clientes, con fines de mejora continua, desarrollo de nuevos servicios y toma de decisiones comerciales.
10. La custodia de la información será por 5 años desde el último tratamiento. En todo caso, la información suministrada permanecerá almacenada por todo el tiempo necesario para permitirnos el cumplimiento de las finalidades aquí previstas y para el cumplimiento de obligaciones legales y/o contractuales a cargo  de los Responsables, especialmente en materia laboral, contable, fiscal y tributaria o por todo el tiempo necesario para atender las disposiciones aplicables a la materia de que se trate ya los aspectos administrativos, laboral, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información, o en todo evento previsto en la ley.

• DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

En relación con el tratamiento de datos, el Responsable se compromete a:

• Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular o prueba de ésta.
• Informar al titular sobre las finalidades de la recolección, los usos de sus datos personales y sus derechos en razón a la autorización otorgada.
• Conservar la información en condiciones de seguridad para prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
• Garantizar que la información suministrada a terceros o encargados del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información que tenga algún tercero o encargado, respecto de todas las novedades en relación con los datos suministrados y adoptar las medidas necesarias para que la información esté actualizada.
• Rectificar la información cuando tome conocimiento de que es incorrecta.
• Velar por que los terceros y/o encargados del tratamiento de la información personal de la cual es responsable., cuenten con medidas y políticas efectivas para garantizar el adecuado tratamiento de dicha información. Asimismo, les exigirá el compromiso de acogerse y dar aplicación a lo previsto en la presente Política de Tratamiento Datos Personales y demás lineamientos establecidos por el Responsable o certificar que sus políticas internas recogen cuando menos las disposiciones aquí previstas. En caso de no ser posible la emisión de la certificación, el Responsable deberá corroborar que las políticas internas de los terceros y/o encargados recogen criterios de seguridad y/o privacidad equivalentes o superiores a los aquí previstos. En este sentido, los terceros y/o encargados deberán adoptar las medidas y condiciones de seguridad y privacidad para los datos personales, que sean compartidos con estos, cuando menos al mismo nivel de protección adoptado por el Responsable.
• Darle trámite a las consultas y reclamos formulados de conformidad con lo previsto en la presente Política y en la ley.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

• DERECHOS DE LOS TITULARES

Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a:

• Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
• Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
• Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

• ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El área de atención del Responsable es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos.

Para lo anterior, los titulares pueden formular sus peticiones, consultas o reclamos en relación con sus datos personales a través de la App móvil, página web, o al correo electrónico matrescencia@outlook.com

• PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, el Responsable presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:

• Nombre completo y documento de identificación
• Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto),
• Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)

El Responsable informa que el término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, el área de atención a los consumidores informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Sin perjuicio de lo anterior, los Responsables han establecido el siguiente procedimiento en relación con los siguientes procedimientos relacionados con el ejercicio del derecho de habeas data de parte de los Titulares de los datos:

• Consultas

Los Titulares, las personas autorizadas o sus causahabientes podrán consultar su información personal que repose en las bases de datos de Matrescencia, caso en el cual les será suministrada la información solicitada, previa verificación de la legitimación para presentar dicha solicitud. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora, señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

•  Reclamos

Si los titulares, las personas autorizadas o los causahabientes consideran que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización, aclaración o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normatividad vigente, podrán presentar un reclamo ante el Responsable, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo del Titular deberá formularse mediante solicitud dirigida al Responsable, indicando la información del Titular señala al inicio de esta sección. Si el reclamo resulta incompleto, lo requeriremos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos un (1) mes desde la fecha del requerimiento, sin que usted presente la información requerida, entenderemos que ha desistido del reclamo.
2. En caso de que el Responsable no sea competente para resolver su reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y le informaremos oportunamente.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En todo momento los Titulares podrán limitar el consentimiento para el tratamiento de sus datos personales para las finalidades de mercadeo y promociones mediante el envío de un correo electrónico a la siguiente dirección electrónica: matrescencia@outlook.com mencionando tales limitantes. En un plazo no mayor a diez (10) hábiles, días contados a partir del envío del correo electrónico, los Responsables dejarán de remitir información comercial, de mercadeo y/o promocional de sus servicios.

1. INFORMACIÓN IMPORTANTE A LOS TITULARES DE LOS DATOS E INFORMACIÓN

• Tratamiento de Datos Personales Sensibles y de Menores de Edad

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular de dichos datos, o cuyo uso indebido pueda generar su discriminación, tales como los que revelen origen racial o étnico; orientación política; convicciones religiosas o filosóficas; pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos; los relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

En caso de que el Responsable recoja, recopile y realice tratamiento sobre datos sensibles, estos serán tratados con cuidadosa sujeción a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012. Esta Política informa a los Titulares que no estarán obligados en ningún evento a autorizar el tratamiento de datos sensibles, y por lo tanto la prestación de los servicios de Matrescencia no está condicionada a la entrega de esta información sensible.

Matrescencia toma la privacidad de los niños y adolescentes muy seriamente, por lo que velarán por el uso y adecuado y protección de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes menores de edad, garantizando que en el tratamiento de sus datos se respete el interés superior de los menores, y sus derechos fundamentales y en lo posible, teniendo en cuenta su opinión, como titulares de sus datos personales.

• Atención de Requerimientos de Entidades Administrativas y Judiciales

El Responsable podrá revelar la información personal de sus Usuarios bajo requerimiento de las autoridades judiciales o administrativas competentes de conformidad con la legislación vigente. Matrescencia no responderá por esta revelación de información.

• VIGENCIA

La presente Política rige a partir del 20 de Febrero de 2026

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta Política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

El Responsable podrá modificar en cualquier momento los términos y condiciones de esta Política. Todos los cambios a esta política de privacidad serán informados publicando una nueva versión en la página web.

Las personas naturales objeto de esta política deberán asegurarse de revisar esta página periódicamente para verificar los mencionados cambios.